愛媛県議会が保有する個人情報保護制度の概要

愛媛県議会（以下「議会」という。）における個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるとともに、議会が保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止を求める個人の権利を明らかにすることにより、議会の事務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護するため、愛媛県議会の保有する個人情報の保護に関する条例（令和4年愛媛県条例第39号。以下「条例」という。）を制定しています。

• 愛媛県議会の保有する個人情報の保護に関する条例 [PDFファイル／305KB]
• 愛媛県議会の保有する個人情報の保護に関する条例施行規程 [PDFファイル／2.59MB]​

個人情報とは

生存する個人であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいいます。

保護の対象となる個人情報

情報の処理形態（電子計算機処理、マニュアル（手作業処理））を問わず、議会が保有するすべての個人情報を対象としています。

個人情報の取扱いルール

個人情報の保有・取得に関するルール

• 法令の定めに従い適法に事務を遂行するため必要な場合に限り、保有
• 利用目的について、具体的かつ個別的に特定
• 利用目的の達成に必要な範囲内で保有
• 直接書面に記録された個人情報を取得するときは、本人に利用目的をあらかじめ明示

個人情報の保管・管理に関するルール

• 漏えい等が生じないよう、安全管理を徹底
• 業務を委託する場合は、委託先にも安全管理を徹底

個人情報の利用・提供に関するルール

利用目的以外のために自ら利用又は提供の禁止

保有個人情報の開示請求等

自己に関する保有個人情報の開示請求

だれでも、議会が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができます。

また、未成年者又は成年被後見人の法定代理人も、本人に代わって請求することができます。

加えて、本人の委任による代理人（任意代理人）も請求することができます。

開示請求の方法

保有個人情報開示請求書に必要事項を記入して、受付窓口に提出するか、郵送により愛媛県議会事務局総務課に提出してください。

記入にあたっては、職員が相談に応じます。

※電話、メール、ファックスによる請求は不可​​

• 保有個人情報開示請求書 [Wordファイル／55KB]
• 保有個人情報開示請求書 [PDFファイル／106KB]
• 保有個人情報開示請求書記入例 [Wordファイル／55KB]
• 保有個人情報開示請求書記入例 [PDFファイル／126KB]
• 保有個人情報の開示請求に係る委任状（特定個人情報以外の保有個人情報） [Wordファイル／38KB]
• 保有個人情報の開示請求に係る委任状（特定個人情報以外の保有個人情報） [PDFファイル／72KB]
• 保有個人情報の開示請求に係る委任状（特定個人情報） [Wordファイル／38KB]
• 保有個人情報の開示請求に係る委任状（特定個人情報） [PDFファイル／70KB]

また、電子申請を行うこともできます。

• 電子申請では、自己を本人とする保有個人情報開示請求のみ申請することができ、法定代理人又は任意代理人による請求については対応しておりません。申請にあたっては、利用者IDの取得と電子署名・電子証明書が必要となります。
• 電子署名は、マイナンバーカードを利用した公的個人認証を用いて行います。利用にあたっては、スマートフォンやパソコンに応じた利用者クライアントソフト（アプリ）をインストールする必要がありますので、事前にご準備ください。【ヘルプ】＜外部リンク＞から「第6章　電子署名」をご覧ください。
• 電子申請では、保有個人情報開示請求書の受付のみを行います。受け付けた後の保有個人情報開示決定通知などは、電子申請からではなく、文書にて連絡を行います。
• 電子申請された保有個人情報開示請求書は、議会で請求書の記載事項に不備がないか審査を行い、問題がなければ、請求をされた方に審査が終了した旨のメールを送信いたします。
• 電子申請には、ファイルを添付することはできません。

＜電子申請フォーム＞

• 電子申請及び電子納付を希望する場合はこちら＜外部リンク＞（えひめ電子申請システム（手のひら県庁）のページへリンクします）​
• 電子申請のみを希望する場合はこちら＜外部リンク＞（えひめ電子申請システム（手のひら県庁）のページへリンクします）​

※開示請求時に提示又は提出が必要な本人確認の書類は次のとおりです。

　※個人番号カードの複写物を郵送する場合は、表面のみ複写し、住民票の写しについては個人番号の記載がある場合、当該個人番号を黒塗りして提出してください。

　また、健康保険の資格確認書等の複写物を郵送する場合は、保険者番号・被保険者等記号・番号を黒塗りして提出してください。

受付期間等

受付期間 月曜日から金曜日まで（祝日、年末年始を除く）

受付時間 8時30分から17時15分まで

受付窓口

愛媛県議会事務局総務課（愛媛県議会議事堂2階）

開示の決定

• 開示請求があった保有個人情報は、原則として開示されますが、例外として、条例第21条各号に規定されている情報については、開示できません。
• 請求された保有個人情報を開示するかどうかの決定は、開示請求があった日の翌日から起算して原則14日以内に行い、書面で通知します。

　なお、この期間に決定することができないときは、開示請求があった日の翌日から起算して44日を限度として期間を延長することがあります。

開示の方法

開示決定通知書を受け取った日から30日以内に、保有個人情報の開示の実施方法等申出書を記入のうえ窓口まで提出してください。

なお、申出書の提出が不要な場合は、決定通知書に記載された窓口及び日時にお越しください。

• 保有個人情報の開示の実施方法等申出書 [Wordファイル／45KB]
• 保有個人情報の開示の実施方法等申出書 [PDFファイル／91KB]
• 保有個人情報の開示の実施方法等申出書記入例 [Wordファイル／47KB]
• 保有個人情報の開示の実施方法等申出書記入例 [PDFファイル／106KB]

開示の費用

閲覧（視聴）については無料ですが、写しの作成や送付に要する費用は、みなさんの実費負担となります。

窓口での交付の場合は、現金でのお支払い、郵送等による交付の場合は、議会が発行する納入通知書により指定金融機関等で納付いただき、入金の確認ができ次第、文書等の写しを送付いたします。

なお、窓口での交付、郵送等による交付のどちら場合も、手のひら県庁（えひめ電子申請システム）を利用して保有個人情報開示請求をする場合は、文書等の写しの作成及び送付に要する費用を電子納付することができます。（法定代理人及び任意代理人による請求を除く。）

電子納付は、クレジットカード、2次元バーコード決済（Paypay）、インターネットバンキング（Pay‐easy（ペイジー））、コンビニ決済の4種類のいずれか希望する方法でできます。

※利用可能なコンビニエンスストア：セブンイレブン、ファミリーマート、ローソン、ミニストップ、セイコーマート

自己の保有個人情報の訂正請求

開示を受けた自己の保有個人情報が事実でないと思料するときは、開示を受けた日から90日以内にその訂正を請求することができます。

※訂正請求の際にも本人確認書類の提示又は提出が必要です。

愛媛県議会議長（以下「議長」という。）は、訂正するかどうかの決定を、訂正請求があった日の翌日から起算して原則として29日以内に行います。

自己の保有個人情報の利用停止請求

開示を受けた自己の保有個人情報が、条例の規定に違反して取り扱われていると認められるときは、利用・提供の停止や消去を請求することができます。

※利用停止請求の際にも、本人確認書類の提示又は提出が必要です。

議長は、利用停止するかどうかの決定を、利用停止請求の提出があった日の翌日から起算して原則として29日以内に行います。

審査請求

開示決定に対して不服があるときは、行政不服審査法の規定に基づき、議長に対して審査請求をすることができます。

議長は、審査請求があったときは、愛媛県議会運営委員会に諮問し、その答申を受けた上で、審査請求に対する裁決を行います。