愛媛県公文書の管理に関する条例ガイドラインの制定について

　このガイドラインは、愛媛県公文書の管理に関する条例の条文ごとに、それぞれの規定の趣旨及び運用解釈を示すものであり、職員が業務を遂行する上での条例解釈の拠り所となることを目的としております。

• 愛媛県公文書の管理に関する条例ガイドライン[PDFファイル／267KB]

愛媛県公文書の管理に関する条例ガイドライン

第1条（目的）

　愛媛県公文書の管理に関する条例（以下「本条例」という。）の目的を定めるものです。その目的は、公文書の適正な管理を図り、県政が適正かつ効率的に運営されるようにすること、また、県政について県民に説明する県の責務が全うされるようにすることであり、各条項の解釈及び運用は、本条に照らして適正に行わなければなりません。

第2条（定義）

第1項（実施機関）

　本条例の適用対象となる「実施機関」を定義し、条例の適用範囲を明らかにしています。

第2項（公文書）

　「公文書」を定義し、その範囲を明らかにしています。

第3条（法令等との関係）

　本条例が、県における公文書の管理に関する根本規範であることを明確に示すものです。

第4条（文書の作成）

　第1条の目的達成のため、文書による処理を原則とすること、また、文書の作成に当たっては、最終的な決定事項だけではなく、その決定に至った経過及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、又は検証できるようにすることを、実施機関の職員に義務付けるものです。

第5条（公文書の整理）

　公文書を適正に管理するため、文書管理を行う際の単位としての公文書ファイルについて定めるとともに、公文書の保存期間、保存期間満了日及び保存期間満了時の措置の設定等について定めるものです。

第6条（公文書ファイル等の保存）

　第1条の目的達成のため、実施機関に対し、公文書の保存期間が満了するまでの間、公文書を適切に保存することを義務付けるものです。

第7条（公文書検索資料の作成等）

　本条例が県民に対する説明責任の徹底を求めていることに鑑み、公文書の検索性を高めて、県民による利用を容易にするため、実施機関に対し、公文書の検索に必要な資料を作成するとともに、その資料を公表することを義務付けるものです。

第8条（公文書ファイル等の廃棄）

　保存期間が満了した公文書ファイル等の廃棄について定めています。

第9条（公文書の管理状況の公表）

　知事に対し、毎年度、実施機関における公文書の管理状況の取りまとめと、その概要の公表を義務付けるもので、実施機関全体の公文書の管理状況を把握することにより、適正な公文書管理を図るとともに、県民にこれを公表して、公文書管理の透明化を推進しようとするものです。

第10条（公文書の管理に関する定め）

　実施機関に対し、公文書の管理が適正に行われるよう、それぞれが公文書の管理に関する定めを設け、公表することを義務付けるものです。

第11条（刑事訴訟に関する書類等の取扱い）

　刑事訴訟法上の「訴訟に関する書類」について、本条例における公文書の管理に関する規定の適用を除外するとともに、同法の「押収物」について、本条例の適用除外とするものです。

第12条（研修）

　公文書の管理に関する研修を各実施機関が行うことについて定めるものです。

第13条（委任）

　本条例を施行するに際して必要な事項があれば、各実施機関がそれぞれ定めることとしたものです。

愛媛県公文書の管理に関する条例（平成30年7月20日条例第34号）

　条例の全文は、下記関連リンクより、平成30年7月20日（金曜日）付けの愛媛県報第2994号外1をご確認ください。

関連リンク

• 愛媛県法規集データベース＜外部リンク＞
• 愛媛県報